2025. gadā visi preču un pakalpojumi sniedzēji valsts un pašvaldību iestādēm rēķinus iesniedz mašīnlasāmā jeb strukturēta e-rēķina formātā (turpmāk - e-rēķins). Cilvēklasāmā jeb PDF, Word, PNG, JPG formātā rēķinu iesniegšana vairs nav paredzēta – šādam rēķinam ir tikai informatīvs raksturs.
E-rēķinu aprite attiecas uz valsts pārvaldi un Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, kā arī fiziskām personām, kuras veic saimniecisko darbību.
Par 2024. gada decembrī sniegtajiem pakalpojumiem vai precēm rēķinus valsts un pašvaldību iestādēm var vēl janvārī iesniegt līdzšinējā jeb cilvēklasāmā formātā. Katra valsts pārvaldes iestāde informē rēķinu piegādātājus par e-rēķinu piegādes iespējām: e-pasta adrese; e-adrese, integrētas sistēmas nosaukums.
3 veidi, kā sagatavot un nosūtīt e-rēķinu
E-rēķins jāsagatavo XML (Extensible Markup Language) formātā.
E-rēķinu sagatavošanai un nosūtīšanai ir vairāki risinājumi, bet katram uzņēmumam piemērotāko nosaka nepieciešamais rēķinu apjoms:
- esošā grāmatvedības programmatūra – tradicionālais rēķins pēc sagatavošanas tiek papildus konvertēts kā e-rēķins; piegāde adresātam – e-rēķins jānosūta pa e-pastu vai citu programmas atbalstītu kanālu. Nosūtīšana pa e-pastu nav pilnībā droša un to aicinām izmantot gadījumos, kad cita veida piegādes kanāli nav iespējami;
- e-rēķinu pakalpojuma sniedzēji - maksas pakalpojums liela apjoma rēķinu izrakstīšanai un piegādei. Tiek veidoti integrētu sistēmu pieslēgumi e-rēķinu datu apmaiņai starp darījuma partneriem;
- risinājums e-adresē – portālā latvija.gov.lv lietotāja e-adresē manuāli ir jāievada katram rēķinam nepieciešamie dati vai jāaugšupielādē fails e-rēķina izveidei un piegādei citam e-adreses lietotājam. Lietotājam ir jāizvērtē vai formā pieejamie e-rēķina datu lauki ir pietiekami un nodrošina lietotāja vajadzības. Ja lauki nav pietiekami, tad jāizvērtē cits, piemērotāks risinājums, piemēram, programsaskarnes izmantošana (pieslēdzot savu dokumentu/resursu vadības sistēmu vai izmantojot kādu operatoru) e-adresē vai e-rēķinu aprite pa citiem kanāliem. Portālā Latvija.gov.lv ir iespējams izrakstīt parastus rēķinus jeb komercrēķinus (Peppol standarta e-rēķina tips:380).
Esošā grāmatvedības programmatūra - liela daļa grāmatvedības programmatūras nodrošinātāju ir atjaunojušas savas programmas tā, ka grāmatvežu darbā nekas nemainās – tie turpina rēķinu sagatavošanu līdz šim ierastajā kārtībā, bet e-rēķina sagatavošanai ir atsevišķa “poga”, kas izveido papildu versiju e-rēķina formātā.
Lielajiem uzņēmumiem vai arī liela skaita rēķinu sagatavošanas un piegādes vajadzībām VID sadarbībā ar Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociāciju (LIKTA) ir izveidojusi sarakstu ar uzņēmumiem, kas ir gatavi sniegt atbalstu e- rēķinu ieviešanā. Vairāk informācijas: vid.gov.lv.
e-adreses risinājums – manuāls risinājums dažu rēķinu izrakstīšanai mēnesī
Ja uzņēmums e-rēķina sagatavošanai un piegādei izvēlas lietot e-adresi, šajā gadījumā datu apmaiņu starp darījuma partneriem, kuriem ir izveidota e-adrese, nodrošina e-adreses risinājums.
Ja uzņēmums e-rēķinu aprites nodrošināšanai izvēlas lietot e-adresi, bet tā sadarbības partnerim nav izveidots e-adrese konts, uzņēmums var izveidot e-adresē rēķinu, lejupielādēt un nosūtīt rēķinu sadarbības partnerim pa e-pastu.
E-adresē izveidoto e-rēķinu iespējams lejuplādēt gan e-rēķina formātā (mašīnlasāms), gan pdf formātā (cilvēklasāms formāts). Kredītrēķinus un avansa rēķinus e-adresē nav iespējams izveidot kā atsevišķu formu – rēķina piezīmēs ir jānorada, ka tas ir kredītrēķins vai avansa rēķins. Ja sagatavojamais dokuments ir kredītrēķins, tad daudzumu norāda ar negatīvu zīmi.
E-rēķinu TOP 4 priekšrocības
Drošība un izsekojamība
- E-rēķini var ietvert digitālos parakstus un citas drošības funkcijas, kas garantē dokumenta autentiskumu un novērš krāpniecību. Turklāt tie ļauj viegli izsekot darījumu vēsturei. E-rēķini tiek veidoti un piegādāti šifrētā veidā, kontrolētā, drošā vidē, tāpēc līdz šim pieredzēto trešo pušu veidoto krāpniecības rēķinu apjoms samazināsies līdz minimumam.
Automatizēta datu apstrāde
- E-rēķinos informācija (piemēram, maksājuma summa, datumi, preces vai pakalpojumi) ir organizēta tā, lai to varētu tieši importēt grāmatvedības vai finanšu vadības sistēmās. Tas samazina rēķina saņēmējam nepieciešamību manuāli ievadīt datus, kā arī minimizē cilvēciskās kļūdas un rēķinu pazušanu.
Laika ietaupījums
- Automatizēšana un vienkāršota datu apstrāde ļauj uzņēmumiem ietaupīt laiku gan rēķinu izrakstīšanā, gan to apstrādē.
Mūsdienīga uzskaite un pārskati
- Automatizētās sistēmas nodrošina, ka visi rēķini tiek piegādāti un ir uzskaitīti vienuviet, tādējādi ļaujot ātrāk veidot finanšu pārskatus un analizēt datus.
Valsts digitālās attīstības aģentūra